Насколько хорошо мы знаем MS Word

Каждый день, работая с документами, мы пользуемся определенным набором инструментов MS Word. Но редко кто задумывается расширить свои знания о программе, ведь благодаря своим богатым возможностям она приобрела такую популярность.

Когда дело касается больших объемов текста, профессионального оформления документов, различных, нестандартных форматов, приходится выходить за рамки функций основных функций.

Дополнительные знания возможностей MS Word освободят вас от поиска других программ, повысят эффективность работы и сэкономят время. Перейдем непосредственно к практическому использованию функций MS Word.

Начало работы

Порядок действий самый простой, открываем программу и начинаем работать. В этом случае рекомендуется сразу перейти к сохранению документа, чтобы не пришлось все переделывать. Также дайте ему имя.

Многие знакомы с ситуацией, когда при работе с одним документом, нужно создать другой. Закрывать и снова открывать программу совсем не обязательно. На помощь придет комбинация Ctrl+N или кнопка Office – Создать.

Есть еще один способ создания, когда вы сразу переходите к папке, в которую хотите поместить свой документ и с помощью контекстного меню создаете его. Вариантов может быть много (Документ Word, Document DOC, Документ RTF итп)

Популярные инструменты

Каждый блок вкладок содержит набор инструментов для редактирования. Стрелочка в нижнем углу каждого блока позволит открыть настройки, которые используются реже, но очень могут пригодиться.

С их помощью мы можем вставлять, копировать, вырезать выделенные участки текста. Функция Форматирование по образцу позволяет повторить стиль форматирования одного фрагмента относительно другого.

Заглянем в дополнительные параметры, они позволяют управлять информацией, находящейся в буфере обмена.

Менять шрифт, его размер, начертание, цвет, заливку и др. можно в блоке «Шрифт». Для многих полезной может стать кнопка с изображением Аа с мелком, которая позволяет вернуть настройки форматирования по умолчанию.

На вкладке «Главная» можно проводить различные манипуляции с текстом: выравнивать его, изменять межстрочный интервал, оформлять в виде списков (нумерованные, маркированные, многоуровневые).

Блок «Абзац» также позволяет менять цветовой фон выделенного текста, устанавливать границы абзацы, сортировать числовые данные или выделенный текст. С помощью специальной кнопки можно отобразить скрытые символы (пробел, табуляция, Enter).

Если вдруг нужно оперативно найти в тексте слово и заменить его на другое, то блок «Редактирование» предоставит такую возможность. Также здесь можно быстро выделить текст целиком или отдельные фрагменты и объекты.

Помощь в оформлении визитки или портфолио

Все необходимое можно найти во вкладке «Вставка».

• Первый блок поможет оформить титульную страницу (предлагается выбрать подходящий шаблон), вставить пустую страницу в выбранном месте документа. С помощью разрыва страницы делается переход на чистый лист, при этом установленные параметры сохраняются;
• Индивидуальность работе может придать вставленный рисунок, фигура, диаграмма. При этом каждый объект имеет множество дополнительных настроек. Источником объекта может быть компьютер или интернет.

А с помощью функции «Снимок» можно снять выделенную область экрана и вставить ее в документ.

• Интересные возможности предлагает блок «Надстройки», которые разрешают искать материалы в  Википедии, а также вставлять видео из интернета и даже смотреть их.
• Блок «Примечание» будет полезен, если над документом работает несколько человек. Примечания можно добавлять, изменять, удалять.
• Вставить в документ цитату или определение, привлекательную надпись, украсить абзац буквицей, а также сделать цифровую подпись, добавить дату и объект можно с помощь блока «Текст».
• Правильно оформить любой математический материал поможет блок «Символы», где есть формулы и различные символы.

Мощный инструмент «Таблица»

Таблица является неотъемлемой частью полноценного документа, поэтому необходимо как можно больше знать о способах ее построения. Программа MS Word позволяет создавать различные таблицы, простые, сложные, с нестандартным расположением ячеек.

Быстрее всего это делается с помощью сетки в блоки «Таблицы». Необходимо просто водить курсором по ней, чтобы определиться с количеством ячеек по горизонтали и вертикали.

Если нужна таблица с определенными параметрами, то их можно сразу задать, выбрав строку «Вставить таблицу». Для создания нестандартных таблиц стоит выбрать строку «Нарисовать таблицу», при этом сначала нужно нарисовать внешние границы, а только потом прорисовывать ячейки.

Допустим, вы создали материал в текстовой форме, а его необходимо представить в виде таблицы. Достаточно выделить этот участок и выбрать строку Преобразовать в таблицу.

Программа также позволяет размещать таблицы Excel, при этом все операции будут доступны. Быстро оформить таблицу поможет строка Экспресс – таблицы, содержащая различные варианты.                                       

Стили документа

Готовые шаблоны дают возможность быстро оформить документ. Особенно удобно при форматировании больших объемов, т.к. при внесении поправок в формат не придется пролистывать весь документ.

При необходимости можно выбрать цвет, шрифт, задать эффекты. Фон страницы также оформляется в различных вариантах (подложка, цвет и др.).

Работаем с разметкой страницы

Многие знакомы с функцией Поля, которая позволяет установить параметры вручную (Настраиваемые поля) или воспользоваться вариантами, которые предлагает программа;

В Параметрах страницы можно изменить ориентацию, размер, сделать колонки на листе, добавить разрывы, номера строк, расставить переносы слов.

Также здесь можно быстро оформить абзац, указав отступ и интервал. В блоке «Упорядочить» расположены инструменты по настройке объектов (положение, обтекание, поворот и др.).

Создаем ссылки в документе

Чаще всего они применяются для оформления оглавления. Для электронного документа его лучше размещать вначале. Оглавление является элементом навигации, особенно если документ разделен на много частей.

Также можно вставлять сноски, списки литератур, предметный указатель, списки ссылок, добавлять названия к объектам и т.д.

Грамотно ли вы пишите

Повысить ваш уровень грамотности и соответственно вашего документа поможет вкладка «Рецензирование». Слова, предложения, где допущены ошибки, подчеркиваются. При необходимости к любому слову можно подобрать синоним или перевести на другой язык.

Иногда требуется узнать количество строк, слов, знаков в документе, для этого предусмотрена опция Статистика.

Если у вас есть свое сообщество, то вам будет интересно о наиболее частых ошибках при публикации постов в Facebook. 

Что такое кейсы и как их правильно использовть в интернет-маркетинге? Узнайте об этом здесь. 

Пошаговая инструкция создания сайта на WordPress есть в этой статье. 

Вид документа для просмотра

Программа предлагает самые различные варианты, можно открыть как черновик, структуру, веб – документ. Также есть специальный режим для чтения. Самым привычным является разметка страницы.

Очень полезным дополнительным элементом является линейка, с ее помощью можно быстро настраивать положение абзацев, первых строк. Еще можно показывать или скрывать сетку, схему документа, эскизы (появляются слева).

Изменение масштаба дает возможность просматривать сразу две страницы или выровнять документ по ширине. При нажатии на 100%, он возвращается в исходный размер.

Документ также можно открыть в новом окне, упорядочить все, разделить. Использование макросов позволяет выполнять определенный набор действий одним нажатием. Для этого нужно записать действия в макрос.

В заключении

Если вам приходится часто использовать программу MS Word, постарайтесь подумать над последовательностью своих действий, может что – то можно сделать быстрее, используя функции редактора или сочетания клавиш. Это позволит существенно сэкономить время.

Работа в MS Word строится на визуальном восприятии, т.е. документ, который вы создали в программе, будет выглядеть точно так же и на печати, все объекты, рисунки и т.д. выводятся в неизменном виде.