Фриланс: как не срывать дедлайны и планировать рабочий процесс

При удаленной работе из дома в какой-либо профессии, будь то интернет-маркетинг, копирайтинг или еще что-то, каждый сталкивается с вопросами дедлайна. Обычно удается задачу сдать в строго обговоренные сроки, но все же изредка получается их срывать ввиду различных обстоятельств.

Разгневанные клиенты, оправдательные сообщения и многое другое - весь этот негатив приходится переживать, даже если ты сам совсем не виноват.

Избежать подобных стрессовых ситуаций помогает простая инструкция по составлению своего графика. Благодаря некоторым секретам и лайфхакам можно навсегда забыть о срыве дедлайнов и делать все вовремя.

Составляем график работ

Большое количество задач, проектов и прочего очень быстро загружают голову, а потому нужно составлять график работы. В нем видны необходимые для выполнения работы объемы, все мелкие и крупные задачи.

Составлять график достаточно просто - можно вести бумажный блокнот или планировать что-либо в каком-то специальном приложении. К слову, можно не бояться потери данных при сбое, так как большинство таких программ работает с облачным хранением информации.

К подобным прогам относятся:

• Any.DO;
• Doit.im;
• TODOlist;
• Wunderlist.

Программы можно установить как на телефон, так и на стационарный ПК. Из преимуществ - возможность настройки уведомлений на мобильнике или с помощью e-mail адреса. Таким образом забыть о важной задаче не получится.

Такой список задач позволяет примерно представлять, что вы будете делать в следующий день или на следующей неделе. Даже если что-то случится, то дедлайн сорван не будет.

Дедлайн с запасом

В процессе получения какого-либо проекта в работу нужно обсуждать с заказчиком сколько нужно времени на то, чтобы сдать черновик или готовый материал. Если задача не суперсрочная, то дедлайн оговаривается с определенным запасом - от нескольких часов до пары дней.

Например, если задача нужна на 20 число, то заказчику называем его, а в своем графике указываем дедлайн 15 или 18 число. А потому в случае возникновения форс-мажоров и других чрезвычайных ситуаций у вас будет время на решение проблемы в виде нескольких дней. При этом о каких-то сложностях на вашем “фронте” заказчик даже не узнает - материал будет сдан вовремя.

В таком методе планирования есть несколько подводных камней, которые также должны учитываться:

• Плотный график. Если каждый день у вас есть большое количество задач и совсем нету места для новых клиентов, то только представьте, что будет, если вы выпадете из существующего графика хотя бы на 1 день. Вам все равно придется переносить дедлайны по всем проектам. Именно поэтому рекомендуется в графике оставлять одно окно в неделю, когда задач нету совсем.
• Срочные задачи. Клиенты народ простой, им нужно оперативное решение их проблем за их же деньги. А потому ждать они не привыкли. Брать срочные заказы или нет - личное дело каждого, но все-таки в графике нужно оставлять окна на случай срочных доработок.

Оставлять свободные окна в общем-то необходимо каждый день и вот почему.

Оставляйте свободные окна

Оптимальный график составляется так, чтобы работать приблизительно половину дня. Потом концентрация падает, а внимание рассеивается. Пахать на протяжении восьми часов подряд невозможно.

Даже если быстрее закончите свою работу, остаток дня можно посвятить решению срочных вопросов, редактированию материала или правкам, изучению новой информации и многим другим организационным вопросам. Если же и это все сделано, что чаще всего маловероятно, то это время отдайте самообразованию.

Такой дневной запас из небольшого количества времени позволяет не утонуть в ворохе проблем, значительно повысить качество работы над статьями, повысить уникальность текста.

Если не хочется, то работать не стоит

Для каждого фрилансера этот вопрос всегда остается открытым - что делать, если работать сегодня и сейчас не хочется совсем. Бывают дни, когда моральные силы покидают, энергия заканчивается и требуется отдых. Бороться с таким состоянием бывает достаточно трудно. Отвечать клиентам и править что-то также не хочется.

Тогда разрешите себе расслабиться и ничего не делать. Поверьте, что лучшая работа - позаботиться о себе, восстановится и как следует отдохнуть перед очередным сложным рабочим днем в инфобизнесе. Ведь если вы уставший и измученный приступите к решению задач, то все равно сделать запланированное не выйдет.

Если появляются срочные задачи, то постарайтесь также отвечать на них максимально лениво - если получается, то прямо с телефона. Это помогает продолжать чувствовать себя расслабленным. По возможности отмените все телефонные звонки и назначенные конференции в этот день.

Что делать, если форс-мажор

Чрезвычайные ситуации возникают у всех, непредвиденно и не запланировано. Описанная выше тактика позволяет избежать срыва дедлайнов, но все-таки случается и так, что и это не спасает.

В подобных ситуациях не стоит бояться написать клиенту и объясниться, что вы не успеваете. В большинстве случаев дедлайн по написанию текстов можно перенести и от этого не случится ничего страшного. У каждого есть несколько вариантов действия на выбор, каждый из которых зависит от поведенческих факторов:

• извиняться за срыв дедлайна и передать заказчику все материалы и анализ конкурентов;
• предложить помощь другого знакомого специалиста, который быстро включится в работу;
• сделать заказ, но в разрез своим личным интересам.

При возникновении форс-мажора главное - не замалчивать ситуацию и не врать. Все эти советы позволяют работать комфортно, без выяснения отношений с заказчиками и их подчиненными.